I'm available for business trips to other cities for projects lasting a month or longer.
В мобильном приложении для жителей вы можете оплачивать квитанции, сдавать показания счетчиков и отправлять заявки в вашу управляющую организацию.
Отсканируйте QR-код, чтобы скачать мобильное приложение жителя или загрузите его по ссылке
Я — житель
Мы разработали платформу для управляющих организаций, которая помогает автоматизировать процессы управления МКД. Заполните форму, чтобы бесплатно попробовать возможности платформы.
Я — представитель УК
Автор статьи: Людмила Ларина
Электронный архив управляющей организации: как оптимизировать работу с документами
Разбираемся в вопросе с точки зрения закона
Зарабатывайте на МКД больше с решением для ЖКХ
Устав, трудовые договоры, платежки, акты и протоколы общих собраний собственников, — если в бумагах порядок, вести дела проще. Современные УК и ТСЖ, кроме привычного бумажного архива, хранят документы в цифровом виде. В блоге Домов разбираемся, что можно перевести в электронный вид, а что по закону следует оставить на бумаге.
Почему электронный архив МКД — это удобно
В электронном архиве можно хранить как сканы бумажных документов, так и различные цифровые файлы. Это удобно по многим причинам, вот несколько из них:
1. Компактность. Документы в цифре точно занимают меньше места, чем бумажные.
2. Легкий доступ. Цифровые копии и оригиналы документов можно смотреть с любого устройства, в отличие от бумажного архива. Это сокращает время на поиск и работу с бумагами.
3. Универсальность. В одном архиве можно хранить документацию разного типа: бухгалтерскую, распорядительную, кадровую, проектную и т. д.
4. Упрощение логистики. Электронным документом проще поделиться с надзорными инстанциями или жителями — достаточно отправить его по электронной почте.
5. Сохранность. Резервные копии гарантируют сохранность базы данных: управляющей компании не нужно переживать за безопасность бумаг.
6. Возможность регулирования доступа. Быстро и удобно настраивать и разграничивать права доступа к электронным документам.
Все важные документы для УК и ТСЖ — бесплатно в одном месте
Упростите ежедневную работу и скачайте шаблоны документов в онлайн-платформе для управления МКД
Как правильно организовать электронный архив МКД
В целом, правила организации документооборота для управляющих организаций ничем не отличаются от общих требований для юрлиц и ИП. Нужно надежно хранить важные бумаги, в том числе документы по личному составу, в течение установленных законом сроков.
Документы могут поступать и храниться в бумажном виде или цифре. Но есть важный момент: подлинники хранятся в том формате, в каком изначально составлены. В итоге в обычном архиве размещают документы на бумажных носителях, а электронные и копии оригиналов на бумаге — в электронном архиве МКД.
Есть несколько способов организации цифрового архива:
- локально — на материальном носителе и/или сервере компании;
- в облачном хранилище — на стороннем сервере с интернет-доступом;
- в специальной системе хранения электронных документов (СХЭД).
Частные управляющие компании и ТСЖ, в отличие от госсектора, могут поручать работу с электронными документами подрядчикам.
Оригиналы цифровых документов в архиве по закону нужно хранить столько же, сколько и бумажные версии. Для каждого вида документов — свои сроки: так, оригиналы протоколов общих собраний собственников должны храниться в течение 3 лет в ГЖИ (в УК целесообразно хранить протоколы постоянно), а должностные инструкции работников — до 75 лет. При этом срок хранения считается, как правило, с 1 января года, следующего за годом производства документа. Например, подписанный 25 октября 2025 года акт выполненных работ будет храниться 5 лет с 1 января 2026 года.
И еще момент: если документ передается на хранение в электронный архив, то сделать это нужно не раньше чем через год и не позже чем через 3 года после завершения делопроизводства.
Вот какие шаги следует предпринять для организации электронного архива МКД:
1. Определиться, кто будет вести архив. Как мы писали выше, делать это можно самостоятельно или поручить подрядчикам. Если будете отдавать вопрос на аутсорс, а у подрядчика не окажется готового решения, нужно будет проработать техническое задание.
2. Уточнить вид архива. Локальный, облачный или в готовой системе электронного хранения.
3. Подготовить список документов для хранения. Речь не только о перечне бумаг, но и о действиях с ними: продумайте, как будет осуществляться доступ к бумагам, как будет выглядеть система, в которой будет легко ориентироваться сотрудникам.
4. Разграничить права доступа. Определите, кто будет ответственным за ведение архива МКД, безопасность и актуализацию данных.
Какие штрафы предусмотрены за неправильное хранение документов
Должностных лиц могут оштрафовать на 3000−5000 рублей. Физлиц — на 1000−3000 рублей. Юрлиц — на сумму от 5000 до 10 000 рублей. Если же из-за неправильной организации архива МКД часть документов будет утеряна, а прекращающей свои полномочия управляющей организации придется передать вновь выбранной УК техническую документацию на многоквартирный дом, речь пойдет о нарушении требований по управлению многоквартирными домами.
Штрафы в этом случае более существенные: для должностных лиц — до 250 000 рублей или дисквалификация на срок до трех лет. Для юридических лиц — до 350 000 рублей. Однако в каждом конкретном случае суд учитывает все обстоятельства и может даже ограничиться предупреждением.
Какие документы не получится перевести в электронный вид
Если организация переходит на электронный архив и документооборот, полностью избавиться от бумажных документов не получится. Хотя бы потому, что их архив за предыдущие годы придётся хранить в соответствии с требовании к документам бухгалтерского учета и приказом Росархива. Учитывайте, что для всех созданных на бумаге документов оригиналом не может считаться цифровая копия.
Кадровые документы — весомый довод в пользу хранения документов управляющей организации сразу в двух видах, бумажном и электронном. Все дело в том, что законодательство запрещает обмениваться в рамках электронного документооборота приказами об увольнении, актами о несчастном случае на производстве и бумагами, подтверждающими прослушивание сотрудниками инструктажей по охране труда.
Что до трудовых книжек, то переход на электронный вариант документа обязательный для тех, кто устроился на работу с 2021 года. Когда это требуется, сведения электронной трудовой книжки можно предоставить в виде бумажной выписки. При этом бумажная версия сохраняет юридическую силу, а в электронной трудовой книжке отражаются данные только с 2020 года.
Управляющим организациям, которые задумываются о переходе на электронный документооборот и о создании цифрового архива также стоит решить вопрос с электронном подписью. Равной юридической значимостью с бумажными версиями обладают только документы, подписанные таким образом.
Учитывайте, что переход на электронный архив МКД в перспективе может стать обязательным для управляющих организаций. Чтобы сделать такой прогноз, достаточно присмотреться к трендам. Например, сегодня некоторые государственные органы работают с отчетностью исключительно в электронном виде. Например, страховые взносы от компаний с численностью более 10 сотрудников Федеральная налоговая служба принимает только в цифре.
Платформа для управления МКД Doma.ai упрощает ежедневную работу организации: скачивайте шаблоны документов, пользуйтесь конструктором объявлений и храните данные безопасно. Бесплатной версии хватит, чтобы закрыть большинство задач управляющей компании.
