Автор статьи: Полина Окель
Как УК и ТСЖ подготовить отчет в 2024 году и провести отчетное собрание
Даем рекомендации, что стоит учесть при составлении отчета и проведения отчетного собрания в 2024 году
Каждый год управляющая организация предоставляет отчет о работе собственникам дома и загружает его в ГИС ЖКХ. Какой отчет расскажет о работе за год и повысит лояльность к управляющей организации, рассказываем в этой статье.
Что включать в годовой отчет
Годовой отчет управляющей компании — это документ, который раскрывает результаты работы за прошедший год. В нем отражаются затраты на управление недвижимостью, финансовые результаты и выполнение планов по текущему ремонту.
Дома различаются по размеру платы за содержание помещений и требуют различных работ по обслуживанию и текущему ремонту. Поэтому годовой отчет по договору управления составляется отдельно на каждый дом.
Разработать и закрепить собственную форму годового отчета можно в договоре управления для каждого дома на основании п.4 ч.3 ст.162 Жилищного кодекса РФ.
Дома различаются по размеру платы за содержание помещений и требуют различных работ по обслуживанию и текущему ремонту. Поэтому годовой отчет по договору управления составляется отдельно на каждый дом.
Разработать и закрепить собственную форму годового отчета можно в договоре управления для каждого дома на основании п.4 ч.3 ст.162 Жилищного кодекса РФ.
Важный нюанс: во время разработки своей формы отчетности необходимо продумать механизм актуализации отчета, чтобы в будущем его было просто обновить под новые обстоятельства, запросы собственников или новые нормативные положения.
Для исключения лишней бюрократии в договоре управления может быть прописано, что отчет составляется по форме управляющей организации, затем размещается в ГИС ЖКХ. И при отсутствии возражений собственников в течение 5 дней с момента размещения, он считается принятым. А указанные в нем работы и услуги – выполненными в надлежащем качестве и полном объеме.
Управляющая организация не обязана:
- Отчитываться по какой-то конкретной форме.
- Отчитываться о проделанной работе за год очно.
- Как-либо обязательно утверждать уже сформированный и опубликованный отчет с собственниками.
- Предоставлять копии отчета собственникам.
Если собственники и управляющая организация поддерживают дружеские отношения, отчет обычно рассматривают на ежегодном отчетном собрании собственников.
Рекомендации по составлению отчета для УК и ТСЖ:
- Разграничьте расходы на содержание и ремонтные работы от управленческих расходов.
- Соотнесите расходы с утвержденной сметой.
- Отразите полную информацию по начислениям и списаниям.
- Аккуратно представьте данные о дебиторской задолженности: какие работы вы проводили по взысканию этого долга.
- Учтите начисления, оплату и задолженность по управлению.
- Описывайте проделанную работу подробно и старайтесь писать доступным языком. Объясните, какие задачи были поставлены перед вами, что было сделано для их выполнения и какие результаты были достигнуты.
- Уделяйте внимание не только положительным моментам, но и возникшим трудностям и проблемам. Это поможет жителям и собственникам понять, что вы старались максимально эффективно справиться с поставленными задачами.
Адаптированный формат отчета в виде презентации с фотографиями и видеоматериалами облегчит восприятие и позволит собственникам лучше понять, как и на что использовались их средства. Понятная и наглядная форма отчета критически важна для укрепления хороших отношений и соблюдения принципа прозрачности между управляющими и собственниками. Обеспечьте доступность информации для всех участников процесса и продумайте механизм проведения встречи для обсуждения и вопросов.
Такой формат проведения отчетного собрания собственников и ознакомления с самим отчетом повысит лояльность собственников и жителей, отразится на удовлетворенности услугами управляющей компании и поможет наладить более прямую, направленную и эффективную коммуникацию.
Такой формат проведения отчетного собрания собственников и ознакомления с самим отчетом повысит лояльность собственников и жителей, отразится на удовлетворенности услугами управляющей компании и поможет наладить более прямую, направленную и эффективную коммуникацию.
Иногда на счету управляющей компании в конце года формируется экономия. Эти сэкономленные средства остаются в распоряжении организации, если к работе УК нет претензий и общее собрание собственников не хочет направить экономию на другие цели. Поэтому важно предоставлять собственникам понятные и прозрачные отчёты и поддерживать с ними регулярную качественную коммуникацию.
Какой способ отчитываться выбрать
1.
2.
Отчет только в ГИС ЖКХ
Стоит отметить, управляющие компании редко отчитываются перед собственниками. Чаще всего отчеты просто размещаются в ГИС ЖКХ в течение первого квартала. Но отчеты из ГИС ЖКХ непонятны для жителей, несмотря на то, что в них указаны суммы, потраченные на конкретные работы. Например, зафиксировали и отобразили в отчете, что потратили на уборку 100 000 рублей. Но понять, много это или мало, сколько раз убирали всего, сколько раз проводили ежедневную уборку и как часто проводили «генеральные» уборки – сложно. Подобный способ отчитываться формальный — так вы соблюдаете закон, но в то же время создаете почву для недоверия и побуждаете жителей и собственников задавать больше вопросов и пристальнее следить за работой управляющей организации.
Стоит отметить, управляющие компании редко отчитываются перед собственниками. Чаще всего отчеты просто размещаются в ГИС ЖКХ в течение первого квартала. Но отчеты из ГИС ЖКХ непонятны для жителей, несмотря на то, что в них указаны суммы, потраченные на конкретные работы. Например, зафиксировали и отобразили в отчете, что потратили на уборку 100 000 рублей. Но понять, много это или мало, сколько раз убирали всего, сколько раз проводили ежедневную уборку и как часто проводили «генеральные» уборки – сложно. Подобный способ отчитываться формальный — так вы соблюдаете закон, но в то же время создаете почву для недоверия и побуждаете жителей и собственников задавать больше вопросов и пристальнее следить за работой управляющей организации.
Отчет в ГИС ЖКХ и в цифровой платформе
Чтобы не нарушить закон, достаточно предоставить собственникам годовой отчет и загрузить его в ГИС ЖКХ до 1 апреля.
Исследование уровня цифровой зрелости управляющих организаций 2023 года в России показывает, что от внедрения цифровых сервисов повышается лояльность жителей и собственников. В основном это происходит за счет оперативной коммуникации и скорости обработки заявок. А вместе с этим растет и уровень комфорта и безопасности в многоквартирных домах.
Чтобы не нарушить закон, достаточно предоставить собственникам годовой отчет и загрузить его в ГИС ЖКХ до 1 апреля.
Исследование уровня цифровой зрелости управляющих организаций 2023 года в России показывает, что от внедрения цифровых сервисов повышается лояльность жителей и собственников. В основном это происходит за счет оперативной коммуникации и скорости обработки заявок. А вместе с этим растет и уровень комфорта и безопасности в многоквартирных домах.
Как онлайн-платформы помогают управлять МКД:
- Обеспечивают доступность и прозрачность информации с детализацией расходов и начислений по результатам отчетного периода.
- Помимо удобной выгрузки отчетов за год, платформы позволяют собственникам и жителям наблюдать изменения и детализацию в реальном времени.
- Сервисы обеспечивают синхронизацию финансовых данных между банками и управляющей компанией как за год, так и по результатам месяца или квартала.
- Гарантия точного отражения всех финансовых операций позволяет отражать полную картину с максимальными подробностями каждого платежа по каждому дому, если у управляющей организации много зданий.
- С цифровыми сервисами собственникам легче контролировать работу управляющей компании, и у них всегда доступна для просмотра история платежей. Это помогает увеличивать прозрачность расходов на обслуживание дома для собственников.
Так, мы разработали функцию «Отчет по дому», которая позволяет УК и ТСЖ построить прозрачную демонстрацию расходов для собственников с наглядной визуализацией за 5 минут. Она позволит ясно и доступно представить информацию о расходах и результатах за прошедший год.
Что будет, если не предоставить отчет и не провести отчетное собрание?
Проведение отчетного собрания собственников – обязанность собственников. Если они его не проведут, закон никаких штрафных санкций не предусматривает. А обязанность управляющей компании — предоставить отчет собственникам и в течение первого квартала выгрузить его в ГИС ЖКХ. Нарушение может привести к административной ответственности сразу по двум статьям:
Помимо формального отчета, который необходимо загрузить в ГИС ЖКХ, мы советуем готовить адаптированную презентацию для общего собрания собственников, чтобы жители видели наглядно проделанную работу и были к вам лояльны.
- Отчет не сделала УК – это нарушение лицензионных требований для управляющей организации.
- Отчет не сделало ТСЖ – выпишут предписание, и в случае его неисполнения, выпишут штраф.
- Отчет сделали, но не разместили в ГИС ЖКХ – должностному лицу выпишут штраф на сумму от 5 до 10 тыс. руб. Повторное нарушение наказывается штрафом от 15 000 до 20 000 тыс. руб
Помимо формального отчета, который необходимо загрузить в ГИС ЖКХ, мы советуем готовить адаптированную презентацию для общего собрания собственников, чтобы жители видели наглядно проделанную работу и были к вам лояльны.
Дома́ ежедневно трудятся над тем, чтобы сделать жизнь управляющих компаний проще. Чтобы узнать подробнее, как оптимизировать работу и цифровизировать процессы, получите доступ к возможностям платформы Doma.ai: