о том, как управлять многоквартирными домами

24.01.2024

Решаем проблемы ЖКХ • Ознакомление собственников с разной информацией

Автор статьи: Мария Русскова

Почти половина жителей многоквартирных домов в больших российских городах довольны качеством услуг ЖКХ. При этом далеко не все принимают элементарное участие в жизни дома — например, присутствуют на общих собраниях собственников, где принимаются ключевые решения в жизни дома. Например, о повышении тарифа или внеочередном капитальном ремонте. Для легитимных решений нужен кворум, поэтому участие жителей в собраниях принципиально для УК. Так как улучшить явку и статистику? Делимся лайфхаками, правилами и советами в этом тексте.

Общее собрание — это орган управления многоквартирным домом. На них решаются следующие вопросы:

• о реконструкции многоквартирного дома и перепланировке;
• о выборе способа формирования фонда капитального ремонта и размере взноса;
• о благоустройстве;
• об использовании общего имущества, в том числе третьими лицами — например, арендаторами;
• об использовании специализированных систем для голосования по вопросам дома;
• о текущем ремонте;
• о заключении прямых договоров с ресурсниками и другие.

Когда проводить собрания
Смотря о каком собрании идет речь. Ежегодное общее собрание проводится во втором квартале, его обязаны провести собственники. Внеплановые собрания могут инициировать как жители, так и управляющая организация. А еще собственники могут попросить управленцев организовать собрание.

С оглядкой на статистику, чаще именно управляющая организация выступает с инициативой: собственники воспринимают управление домом как чужую головную боль, не проживают по адресу или заняты личными делами. В отдельных случаях управляющие компании, которые собирают деньги, но не занимаются жизнью дома, игнорируют собрания жителей. Если по итогам работы таких управленцев у жителей возникнут финансовые вопросы, дело может дойти до суда, и орган с опорой на определение Верховного суда, вероятнее всего, встанет на сторону собственников.

Где проводить собрания
Общее собрание необязательно проводить во дворе или офисе управляющей компании. В лучших традициях удаленки люди вообще могут не встречаться очно — закон разрешает очно-заочную и заочную формы. Для удаленного голосования можно выбрать специально разработанные системы: от ГИС ЖКХ и региональных информационных систем до частных коммерческих инструментов. При этом до сих пор управленцы и жители опасаются, что результаты голосования легко подделать, причем как очного, так и заочного. С этим пытаются бороться и власти: например, по итогам прошлогодней весенней сессии Госдумы был принят закон, ужесточающий порядок проведения собраний. Но опасения остаются: так, протоколы-подделки используются для «захвата» домов управляющими компаниями против воли собственников или для удержания власти.

Что делать, если УК не согласна с результатами
Если же управляющая компания не согласна с результатами общего собрания — например, жители не собираются платить больше за содержание дома, то может оспорить это в суде или провести еще одно собрание, чтобы убедить собственников принять компромиссное решение. А вот бездействовать и при этом не выполнять принятое путем голосования решение точно не стоит — велика вероятность, что кто-то из собственников пойдет в суд, а тот примет решение в пользу жителей.

Ясно одно: проводить общие собрания нужно. Но как заинтересовать собственников и набрать кворум? Мы собрали лайфхаки из практики управляющих компаний и делимся ими.

По закону о проведении собрания важно уведомить всех собственников помещений, причем если в квартире несколько собственников, то каждому нужно отдельное уведомление. Если же в доме есть государственная и муниципальная собственность, документ о грядущем собрании направляется в орган исполнительной власти — тому, кому принадлежит право собственности на помещение.Что касается сроков, то оповещать нужно как минимум за 10 календарных дней до даты собрания. Мы рекомендуем делать это несколько раз: например, за 14, за 7 дней и за два дня до собрания.

В уведомлении нужно указать:
- информацию об инициаторе собрания;
- зафиксировать форму, дату и место проведения;
- обозначить дату окончания приема решений;
- уточнить повестку собрания;
- разъяснить, какие связанные с собранием документы и где можно будет посмотреть.

В интерфейсе платформы Doma.ai есть шаблоны всех важных документов, которыми пользуются управленцы. От устава УК и согласия на обработку персональных данных до уведомления и протоколов о проведении собраний. Ищите их в разделе «Сервисы» или регистрируйтесь, чтобы начать пользоваться платформой.

Не забудьте обозначить форму собрания:

• при очном голосовании собственники присутствуют лично;
• в случае очно-заочного голосования жители имеют право присутствовать лично или проголосовать заочно, ознакомившись с повесткой;
• при заочном голосовании собственники передают свои решения по адресу, указанному в сообщении о проведении собрания. Если используется электронная система, то решения передаются администратору собрания, который вносит в интерфейс сканы или фото документов.

Рассказывать о грядущем собрании, делиться документами и результатами с жителями удобно с помощью функции «Новости». Вы сформируете сообщение в одноименном разделе CRM-системы Doma.ai и сразу сможете посмотреть, как оно будет выглядеть в мобильном приложении жителя. Адресовать новость можно как всем домам в управлении, так и конкретному дому, подъезду и даже квартирам. Сообщение можно отправить сразу или запланировать на конкретные день и время. А история всех отправленных сообщений сохраняется в разделе. Подробнее о функционале можно почитать в инструкции «Как отправить новость жителям».

Выше со ссылкой на законодательство мы уточнили, какие вопросы следует решать на общем собрании. При этом с повесткой следует определиться до рассылки сообщений-анонсов. Ее нельзя менять в процессе проведения, исключение — если на собрание пришли все собственники и единогласно проголосовали за изменение повестки.

Правила довольно четкие, но важно заинтересовать собственников в обсуждении. В этом поможет емкий и лаконичный пояснительный документ к повестке, который можно показать собственникам вместе с сухим юридическим списком, оформленным по правилам. Написанный легким и доступным языком анонс можно вывесить на доске объявлений. Не забудьте правильно расставить акценты:

1. Кратко перечислить действительно важные вопросы, которые будут решаться на собрании.
2. Уточните, как эти изменения повлияют на быт жителей.
3. Вежливо объясните, что произойдет, если кворум не соберется.

Если управляющая компания не будет соблюдать правила и проводить общие собрания, это грозит последствиями: результаты могут не засчитать, а отношения с жителями испортятся.

Помните, что решения по вынесенным на обсуждение вопросам принимаются большинством голосов от общего числа собственников. Исключение — вопросы, решение по которым принимается более чем 50% голосов:

• о выборе способа формирования фонда капитального ремонта и выборе лица, уполномоченного на открытие спецсчета на капремонт;
• о наделении совета многоквартирного дома полномочиями на принятие решений о текущем ремонте общего имущества в многоквартирном доме;
• о выборе способа управления;
• о выборе управляющей организации.

В некоторых других случаях решение требует не менее ⅔ голосов от общего числа собственников. Речь, например, о капитальном ремонте общего имущества с использованием средств фонда, о заключении договоров на установку и эксплуатацию рекламных конструкций и других аспектах.

Несоблюдение правил чревато последствиями: во-первых, подделка документов — это уголовное преступление; во-вторых, жители могут обратиться в суд и оспорить результаты. Например, доказать фальсификацию или еще проще — указать, что собственников должным образом не уведомили о событии, а результаты ущемляют их права. Впрочем, их не всегда ожидает успех. Именно так случилось в одном из домов Самары: на общем собрании обсуждался переход дома под крыло другой управляющей компании, но житель не согласился с результатами и попытался оспорить их в суде. В качестве доводов он указал, что процедура была нарушена. Однако суд в трех инстанциях оставил решение без изменения.

Ничто не мешает управляющей компании мотивировать жителей присутствовать на собраниях. Например, за явку можно дарить сувениры с корпоративной символикой УК или прощать часть долга за коммунальные услуги. Главное отличие таких поощрений от подкупа — безвозмездность. То есть УК открыто ни о чем не просит взамен.

«Мы поощряем жителей за участие в собраниях, но не только мерчом. Например, за активность дарим сертификаты в рестораны, spa или в строительные магазины и магазины техники. Делаем это, чтобы повысить число голосующих, потому что люди не особо активны, особенно в новостройках, да и не только. Таким способом мы мотивируем людей принимать участие в жизни дома», — рассказывает Евгений Коваль, SMM-менеджер управляющей компании «Зеленый бульвар».

Что касается подкупа жителей в обмен на голосование за выгодное для управляющей компании решение — например, за смену текущей организации — то это уголовное дело. С 2015 года документы собраний получили статус официальных. Если выяснится, что житель принял решение под давлением или имело место коррупция, это может плохо кончиться для организаторов подкупа. Но также важно понимать, что пока подобные дела практически не рассматриваются судами.

Будьте готовы, что кто-то из жителей будет оспаривать принятые на общем собрании решения. Иногда такие споры доходят и до Конституционного суда. Пример — вечный вопрос о пространстве лестничных клеток, которые считаются частью общего имущества. По итогам собрания житель огородил часть площадки, но это не понравилось соседу — последний обратился в суд, но не смог оспорить решение, принятое большинством собственников.

Без опоры на цифры управляющая организация вряд ли определит, довольны ли жители ее работой. Количество присутствующих на собраниях — не показатель, а многочисленные суды по мотивам решений только подтверждают это. Не стоит воспринимать кворум как знак, что все идет хорошо. Лучше ориентироваться на статистику по платежам, измерять NPS и придерживаться норм и правил — тогда и оставить решения в силе в случае споров будет проще.

Платформа Doma.ai помогает держать руку на пульсе и делиться с жителями важными цифрами. Теперь все данные о финансах можно отобразить в отчете по дому. Его можно показывать жителям, обосновывая все свои решения наглядно, а не на словах.

Управляющая организация составляет документ на платформе Doma.ai, а жители могут увидеть его в мобильном приложении Doma. А чем выше доверие собственников, тем лучше финансовая дисциплина и меньше кассовый разрыв.

Подробнее о возможностях платформы и ее преимуществах рассказываем в блоге и на консультациях. Заполните заявку, чтобы договориться о встрече — это бесплатно.

Остались вопросы?
С радостью ответим на них:
8 800 700 36 62
sales@doma.ai