Автор статьи: Евгения Матапова
Какие документы нужны для ТСЖ
Выясняем, что такое внутренняя документация, и как ее правильно оформлять
Зарабатывайте на МКД больше с решением для ЖКХ
Ведение документооборота — это такая же составляющая часть работы ТСЖ, как и управление многоквартирным домом. В Блоге Домов разберемся, каких видов бывают внутренние документы, как правильно вести документооборот, и что может запрашивать собственник.
Перечень документов ТСЖ
Официальная документация — это всё, что нужно для работы организации: учредительные документы ТСЖ, кадровый документооборот и прочее. Они остаются внутри компании и не выходят за её пределы.
Как правильно оформлять документооборот
Чтобы обеспечить правильный документооборот, необходимо следовать следующим правилам:
- Оформлять документы с реквизитами товарищества.
- Правильно указывать название ТСЖ: оно должно точно соответствовать уставу и ЕГРЮЛ. Можно использовать как полное, так и сокращенное название. Оба варианта допустимы.
- Правильно оформлять даты: они указываются цифрами, например, 10.05.2025, но в финансовых документах — словами и цифрами, 10 мая 2025 г.
- Документы подписывают уполномоченные. Официальные — председатель или тот, кто назначен на это. Финансовые — председатель и бухгалтер вместе.
Ошибки в оформлении и ведении документов
При ведении документооборота сотрудники ТСЖ часто сталкиваются с ошибками. Вот самые распространённые из них:
- Устав противоречит закону — его положения могут не совпадать с актуальными нормами.
- Ошибки в протоколах собраний — некорректно указаны участники, нет кворума или неправильно подсчитаны голоса.
- Неполный реестр членов ТСЖ — не хватает точной информации о членах товарищества, например, паспортных данных;
- Нет нужных документов — часть обязательных бумаг отсутствует или оформлена неправильно.
- Отчетность не сдана вовремя — нарушены сроки подачи в надзорные органы.
Сроки и способы хранения
Важно уделять внимание срокам и способам хранения документов. Сроки, в течение которого необходимо хранить документы, указаны в Приказе Федерального архивного агентства № 236.
Особо ценные для ТСЖ, государства или граждан документы хранятся в архиве — внутреннем или внешнем. К ним относятся бумаги с постоянным или длительным более 10 лет сроком хранения. Документы сроком менее 10 лет остаются в организации, где были созданы, затем их уничтожают после истечения срока хранения. Архивные документы передают в государственный архив спустя минимум 1 год и максимум 3 года после завершения делопроизводства.
Нужно позаботиться о том, чтобы документы были защищены от порчи, случайной утраты и попадания в чужие руки. Также важно защитить бумаги от пыли, сырости и посторонних глаз. Сам архив лучше разместить в закрытые шкафы или ящики, с четко обозначенной нумерацией и описанием содержания каждой папки. Эти и другие правила организации и хранения документов ТСЖ закреплены в Приказе Росархива № 77.
Кроме привычного бумажного архива, удобно пользоваться современным вариантом — электронным архивом. Так можно уменьшить количество бумаги и быстрее найти нужные файлы. Но такой тип архива подходит не для всех документов. Электронные данные требуют особой защиты: доступ к ним должен быть строго ограничен только теми людьми, кто действительно может смотреть эти материалы.
Платформа для управления МКД Doma.ai помогает хранить данные о жилом фонде удобно и надёжно: цифровой план в виде шахматки с задачами, сроками и ответственными, реестр объектов эксплуатации с быстрым доступом к информации, список жителей с выписками из ЕГРН и данные по индивидуальным счётчикам — для быстрой и точной публикации квитанций.
Ответственность ТСЖ
За неправильное хранение, обработку или использование архивных документов предусмотрен штраф:
- физические лица — до 3 тысяч рублей;
- руководители организации — от 3 до 5 тысяч рублей;
- юридические лица — от 5 до 10 тысяч рублей.
Если же в бухгалтерском учете отсутствует необходимая документация, должностных лиц привлекают к ответственности:
- штраф — от 5 до 10 тысяч рублей;
- штраф за повторное нарушение — от 10 до 20 тысяч рублей или возможна дисквалификация сроком от одного до двух лет.
Ошибка в ведении кадровой документации также влечет санкции в виде штрафов:
- руководители — от 1 до 5 тысяч рублей;
- организации — от 30 до 100 тысяч рублей.
Несоблюдение правил обработки персональных данных предполагает штраф:
- физические лица — от 10 до 30 тысяч рублей;
- руководители — от 50 до 20 тысяч рублей;
- организации — от 150 тысяч до 1,5 млн рублей.
Читайте статью
Новые требования к работе УК и ТСЖ в 2025 году
Новые требования к работе УК и ТСЖ в 2025 году
Что может запрашивать собственник
Товарищество обязано предоставить своим членам и собственникам документы по запросу. Но если запрашиваемая информация уже есть в открытом доступе, например, в ГИС ЖКХ, то ТСЖ вправе направить собственника к источнику опубликованной информации и отказаться предоставлять ее повторно.
Что обязано ТСЖ предоставить по запросу собственника и члена товарищества:
- устав и свидетельство о государственной регистрации;
- реестр членов ТСЖ;
- бухгалтерскую (финансовую) отчетность, сметы доходов и расходов на год, отчеты об исполнении таких смет;
- заключения ревизионной комиссии или ревизора;
- протоколы общих собраний собственников или членов товарищества, заседаний правления и ревизионной комиссии;
- документы, которые подтверждаюте итоги голосования на общем собрании членов ТСЖ;
- техническая документация на МКД;
- другие внутренние документы, установленные Жилищным кодексом, уставом и решениями общего собрания членов ТСЖ.
Аварийно-диспетчерская служба для УК и ТСЖ
Круглосуточная консультация и обработка обращений жителей под ключ. С нами вы сократите расходы до 80% и повысите качество обслуживания
Читайте подробнее
Собственник просит отчет о тратах УК: как ответить на запрос
Собственник просит отчет о тратах УК: как ответить на запрос
Если собственники запрашивают информацию о трудовых договорах, штатном расписании, зарплате сотрудников и другую кадровую документацию, то ТСЖ вправе не предоставлять такие сведения. Поскольку она не входит в перечень предоставляемых документов. Такой же позиции придерживаются суды.
Сроки ответов
Если собственник обращается с вопросом, который не входит в специальный список, то на такой запрос отвечают в течение 10 рабочих дней. Отсчет начинается с того момента, когда в ТСЖ поступило обращение. Если запрос отправили не собственники, то отвечать можно в течение 30 рабочих дней. Если на подготовку ответа товариществу требуется запросить информацию в других организациях, то можно продлить срок. Об этом необходимо уведомить заявителя и указать причину.
Примеры из судебной практики
Судебные споры о предоставлении документов ТСЖ встречаются часто. Участниками таких разбирательств становятся собственники и товарищества. Приведем несколько примеров.
Источник: Дело № 88 – 21437/2024.
Где: г. Липецк, Липецкая область.
Суть: Женщина хотела получить в ТСЖ копию судебного акта, согласно которому товарищество обязано выплатить другому жителю 400 тысяч рублей за возмещение убытков. Собственница отправила электронное письмо в адрес ТСЖ, однако ответа не последовало.
Стороны: истец — собственница, ответчик — ТСЖ.
Бездействие ТСЖ, по мнению женщины, послужило поводом обратиться в суд. Они отказали в требованиях собственницы. Суды трех инстанций признали, что права не нарушены по двум причинам:
- судебный акт не относится к перечню информации, которую обязано предоставить товарищество и не связано с управлением МКД;
- ТСЖ не относится к органам, которые уполномочены выдавать копии судебных решений.
Источник: Дело № 33 – 9676/2019.
Где: г. Ессентуки, Ставропольский край.
Суть:
Собственник запросил у товарищества документы:
Собственник запросил у товарищества документы:
- копию трудового договора с управляющим ТСЖ;
- копию протокола заседания правления, на котором приняли управляющего;
- Устава;
- сметы доходов и расходов за 5 лет;
- протоколов ОСС;
- протоколы общих собраний членов товарищества;
- информацию об образовании кредиторской задолженности;
- заключения ревизионной комиссии;
- другие.
Товарищество не предоставило документы жителю. Тогда он обратился в суд.
Стороны: истец — собственник, ответчик — ТСЖ.
Ессентукский городской суд обязал ТСЖ предоставить собственнику для изучения запрошенные документы. Кроме трудового договора с управляющим, посчитав эту просьбу лишней.
Правильно выстроенный документооборот в ТСЖ — это гарантия успешной работы и защита от возможных претензий со стороны собственников и контролирующих органов. Своевременно созданные, регулярно обновляемые и надежно хранимые документы позволяют избежать штрафов и других неприятностей. Документы товарищества нужны не для галочки, а чтобы защищать права и интересы всех жителей дома. И самого товарищества.
Оформление и ведение документов — это часть обязанностей ТСЖ. Хотите сократить рутину? Воспользуйтесь программой для управления МКД.
