Автор статьи: Людмила Ларина
Что должна уметь программа для ЖКХ
Работа с заявками, сокращение дебиторской задолженности, улучшение отношений с жителями и другие преимущества цифровизации
Воспользуйтесь демодоступом к платформе Doma.ai бесплатно
Сфера ЖКХ постепенно цифровизируется. В домах появляются умные счетчики, жители общаются с управляющими организациями удаленно, а последние переводят большинство процессов в онлайн. В этом помогают инструменты для автоматизации УК — например, программы для ЖКХ. Разбираемся, что должна уметь такая программа, чтобы стать полезной для бизнеса.
Оплата услуг ЖКХ онлайн
Без оплаты квитанций жителями управляющая компания не может быть экономически стабильной, поэтому цифровизация этого процесса — базовое требование к программе в сфере ЖКХ.
Со стороны бизнеса это выглядит как онлайн-платформа с набором цифровых инструментов для сбора и хранения данных. Со стороны жителей — как приложение в смартфоне, с помощью которого можно оплачивать квитанции и получать напоминания о задолженности. Как итог — сокращение кассового разрыва и улучшение отношений с собственниками.
Работа по внедрению приложения происходит с двух сторон. УК рассказывает жителям о его преимуществах, помогает установить софт на устройство и учит пользоваться основными функциями, чтобы нагрузка на сотрудников офиса управляющей компании и другие каналы связи снижалась. Жители, в свою очередь, оплачивают квитанции вовремя, а также учатся пользоваться другими функциями. Еще лучше, если в приложении есть функция автоплатежа — тогда собственникам не нужно переживать, что счета останутся без оплаты.
Со стороны бизнеса это выглядит как онлайн-платформа с набором цифровых инструментов для сбора и хранения данных. Со стороны жителей — как приложение в смартфоне, с помощью которого можно оплачивать квитанции и получать напоминания о задолженности. Как итог — сокращение кассового разрыва и улучшение отношений с собственниками.
Работа по внедрению приложения происходит с двух сторон. УК рассказывает жителям о его преимуществах, помогает установить софт на устройство и учит пользоваться основными функциями, чтобы нагрузка на сотрудников офиса управляющей компании и другие каналы связи снижалась. Жители, в свою очередь, оплачивают квитанции вовремя, а также учатся пользоваться другими функциями. Еще лучше, если в приложении есть функция автоплатежа — тогда собственникам не нужно переживать, что счета останутся без оплаты.
Разумеется, приложение жителя — это не только оплата квитанций, но и целый набор функций. Например, в приложении Домов для жителей есть раздел «Новости». Это обновляющаяся новостная лента о жизни дома. УК отправляет напоминания о разных событиях — начале периода сдачи показаний, отключениях или праздниках, а жители видят актуальную информацию в приложении. А еще «Новости» позволяют адресно работать с дебиторской задолженностью — отправлять напоминания тем, кто забывает оплачивать счета.
Приложение для передачи показаний
Показания счетчиков, которые не сдают вовремя — еще одна боль управляющих организаций, которую можно решить с помощью цифровизации. Кроме того, это избавляет УК от необходимости собирать ИПУ на бумаге, а значит, сокращает расходы.
Вот как работает эта функция: о начале нового периода сдачи показаний жителям напоминает push-уведомление, затем собственники отправляют показания ИПУ через приложение. Данные обрабатываются и хранятся на онлайн-платформе, а на базе показаний формируются квитанции.
Вот как работает эта функция: о начале нового периода сдачи показаний жителям напоминает push-уведомление, затем собственники отправляют показания ИПУ через приложение. Данные обрабатываются и хранятся на онлайн-платформе, а на базе показаний формируются квитанции.
Так житель может отправить показания по счетчику прямо в телефоне
Благодаря точно работающему программному обеспечению в процессе сбора и обработки показаний ИПУ не возникает ошибок: цифровые значения не дублируются, отправленные жителями данные не теряются, а значения в квитанциях совпадают с цифрами на счетчиках. Кроме того, современные цифровые инструменты помогают жителям отправлять показания вовремя: программа напоминает, почему это важно и рассказывает, что произойдет с цифрами в платежке, если пренебрегать сроками.
Практика показывает, что переход на цифровые инструменты — конкурентное преимущество управляющей компании. Более того, жители доверяют и выбирают тех, кто внедряет такие инструменты. И это неудивительно: когда процессы цифровизированы, вопросы жителей решаются быстрее.
Практика показывает, что переход на цифровые инструменты — конкурентное преимущество управляющей компании. Более того, жители доверяют и выбирают тех, кто внедряет такие инструменты. И это неудивительно: когда процессы цифровизированы, вопросы жителей решаются быстрее.
Платформа ЖКХ
Программа управления МКД — цифровое решение со всеми инструментами, которыми пользуется УК. В первую очередь, это CRM-система, которая помогает обрабатывать заявки от жителей, распределять по работникам и следить за сроками исполнения.
Так управляющая организация видит заявки на платформе. Их, к слову, можно отфильтровать, например, по аварийности.
Когда в процессах порядок, и заявки от жителей не теряются, управляющая организация выходит на новый уровень. Можно не только «тушить пожары», но и задумываться о развитии — источниках дополнительного заработка, улучшениях для жителей и сотрудниках. Например, улучшать процессы коммуникации, вести соцсети и мыслить как сервисная компания.
Сбор показаний, отправка новостей и напоминание об оплате квитанций — это база. Однако цифровая работа управляющей организации не заканчивается на этом. Чтобы не нарваться на штрафы и не испортить отношения с жителями и контролирующими органами, не менее важно соблюдать нормы действующего законодательства. Например, цифровая платформа помогает хранить журналы заявок и отключений, а также вовремя реагировать на обращения жителей.
Сбор показаний, отправка новостей и напоминание об оплате квитанций — это база. Однако цифровая работа управляющей организации не заканчивается на этом. Чтобы не нарваться на штрафы и не испортить отношения с жителями и контролирующими органами, не менее важно соблюдать нормы действующего законодательства. Например, цифровая платформа помогает хранить журналы заявок и отключений, а также вовремя реагировать на обращения жителей.
Экран журнала отключений на платформе
Программа для работы с заявками
Как мы уже говорили, возможность работы с заявками — базовое требование к платформе ЖКХ. Собственно, это корень всех цифровых инструментов, поскольку работа с обращениями жителей — главная задача управляющей организации.
При выборе цифровой платформы для работой с заявками важно предусмотреть всё: например, чтобы интерфейс был оснащен удобными фильтрами для сортировки и поиска заявок. Еще лучше, если платформа напоминает о сроках исполнения и фиксирует статусы работы с обращением жителя. Вот минимальный перечень требований к функционалу:
1. Прием и фиксация заявок с указанием срока.
2. Распределение по исполнителям.
3. Возможность работы с комментариями к заявке.
4. Удобная система фильтров.
5. Возможность выгрузки данных.
6. Контроль доступа сотрудников к заявкам.
При выборе цифровой платформы для работой с заявками важно предусмотреть всё: например, чтобы интерфейс был оснащен удобными фильтрами для сортировки и поиска заявок. Еще лучше, если платформа напоминает о сроках исполнения и фиксирует статусы работы с обращением жителя. Вот минимальный перечень требований к функционалу:
1. Прием и фиксация заявок с указанием срока.
2. Распределение по исполнителям.
3. Возможность работы с комментариями к заявке.
4. Удобная система фильтров.
5. Возможность выгрузки данных.
6. Контроль доступа сотрудников к заявкам.
Внешний вид бланка заказ-наряда со всеми полями, готовый к печати при необходимости
Базовыми функциями платформы Doma.ai можно пользоваться бесплатно, однако если управляющей организации нужна автономная аварийно-диспетчерская служба, а раздувать собственный штат не хочется, мы поможем и здесь. Круглосуточная диспетчерская для УК и ТСЖ поможет обработать все заявки и проконтролирует работу исполнителей. При этом данные по заявкам также будут храниться на платформе.
Программа для выставления квитанций
На базе информации о показаниях приборов учета и объеме услуг, которые оказывает управляющая организация, формируются квитанции для оплаты жителями. Цифровые инструменты помогают автоматизировать эти процессы: жители получают квитанции в приложении, и могут оплатить их за пару минут, а УК — отследить платежи.
Дополнительная опция — отдать внешним исполнителям работу с расчетами. Специалисты не только сформируют квитанции с верными цифрами, но и смогут объяснить их жителям — например, это актуально при распределении сверхнормативных расходов или изменении тарифа.
Дополнительная опция — отдать внешним исполнителям работу с расчетами. Специалисты не только сформируют квитанции с верными цифрами, но и смогут объяснить их жителям — например, это актуально при распределении сверхнормативных расходов или изменении тарифа.
Дополнительные услуги
Если управляющая компания оказывает платные услуги — например, помогает нанять клининговую компанию, вывезти строительный мусор или заменить электрику и сантехнику, то зарабатывает на этом. Развиваться в этом направлении также помогают цифровые инструменты.
Например, в приложении жителя может быть специальный раздел с перечнем платных услуг. Для их заказа достаточно выбрать нужную, договориться на удобное время и дождаться специалиста. Оплатить заказ можно прямо в приложении.
Например, в приложении жителя может быть специальный раздел с перечнем платных услуг. Для их заказа достаточно выбрать нужную, договориться на удобное время и дождаться специалиста. Оплатить заказ можно прямо в приложении.
Добавляйте платную услуги, и житель сможет оплатить ее в приложении
С набором дополнительных услуг в приложении выше шансы, что жители не станут нанимать сторонних специалистов. Это укрепит отношения с управляющей компанией, а также будет работать на финансовую стабильность организации.
И еще раз: как выбрать цифровой инструмент для сферы ЖКХ
1. Убедитесь, что цифровая платформа ЖКХ по функционалу сопоставима с вашими потребностями. То, что вы привыкли делать руками, можно перевести в онлайн. Например, работа с заявками, ИПУ и журналом отключений.
2. Проверьте, будет ли удобно жителям пользоваться цифровыми инструментами. Приложение для собственников должно освободить вас от дополнительных переговоров, а жителям — помочь вовремя получать важные новости, оплачивать квитанции, передавать показания ИПУ и отправлять заявки.
3. Удостоверьтесь, что вам и сотрудникам удобно работать с цифровыми инструментами. Цифровизация — это про оптимизацию процессов и упрощение работы. Если интерфейс кажется вам непонятным, жители жалуются на сложности в работе, а финансовые показатели стали хуже — вероятно, программу для управления МКД нужно менять.
4. Сделайте выбор в пользу собственного благополучия. Ориентируйтесь на расширенный набор функций, а со временем попробуйте отдать часть процессов на аутсорс. Также проследите, чтобы программа для ЖКХ помогала вам зарабатывать — например, позволяла жителям заказывать дополнительные услуги через приложение.
5. Помните о нормах закона. Если программа для автоматизации УК не ограждает вас от проблем с контролирующими органами, не стоит ей пользоваться. Журнал отключений, контроль за сроками исполнения заявок, напоминание об оплате для жителей, передача данных в ГИС ЖКХ — то, что должен уметь цифровой инструмент.
2. Проверьте, будет ли удобно жителям пользоваться цифровыми инструментами. Приложение для собственников должно освободить вас от дополнительных переговоров, а жителям — помочь вовремя получать важные новости, оплачивать квитанции, передавать показания ИПУ и отправлять заявки.
3. Удостоверьтесь, что вам и сотрудникам удобно работать с цифровыми инструментами. Цифровизация — это про оптимизацию процессов и упрощение работы. Если интерфейс кажется вам непонятным, жители жалуются на сложности в работе, а финансовые показатели стали хуже — вероятно, программу для управления МКД нужно менять.
4. Сделайте выбор в пользу собственного благополучия. Ориентируйтесь на расширенный набор функций, а со временем попробуйте отдать часть процессов на аутсорс. Также проследите, чтобы программа для ЖКХ помогала вам зарабатывать — например, позволяла жителям заказывать дополнительные услуги через приложение.
5. Помните о нормах закона. Если программа для автоматизации УК не ограждает вас от проблем с контролирующими органами, не стоит ей пользоваться. Журнал отключений, контроль за сроками исполнения заявок, напоминание об оплате для жителей, передача данных в ГИС ЖКХ — то, что должен уметь цифровой инструмент.
Управляйте домами без рутины, укрепляйте отношения с жителями и превращайте свою компанию в успешный бизнес. Еще больше о цифровых инструментах на примере платформы Doma.ai ищите на сайте. А если вы еще сомневаетесь, стоит ли цифровизировать процессы, вдохновляйтесь историями успеха других УК, ТСЖ и ТСН.
